内蒙古公益事业发展基金会报销及借款制度

第一部分 总则

第一条  为了加强基金会内部管理，规范基金会财务报销行为,倡导一切以业务为重的指导思想，合理控制费用支出，特制定本制度。

第二条  基金会对报销的经济业务实行三级审核制度。第一级为秘书长审查，对报销的经济业务真实性审核并签字确认。第二级为基金会财务审核，审核票据是否符合要求，第三级为基金会理事长审批。

第三条  本制度适用基金会全体员工。

第二部分 借支管理规定及借支流程

(一) 出差借款：出差人员凭审批后的《借款单》（见附件一）按批准额度办理借款，出差返回10个工作日内办理报销还款手续。

(二) 其他临时借款，如业务费、办公费、周转金等，借款人员应及时报帐，除周转金外其他借款原则上不允许跨月借支。

(三) 各项借款金额超过2000元应提前2-3天通知财务部备款

(四) 借款销帐时应以借款单为依据，据实报销，超出申请单范围使用的，须经秘书长审核，基金会理事长批准，否则财务人员有权拒绝销帐。   

(五) 借款实行“前款不清，后款不借”原则，员工在财务部有借款余额或上次借款尚未归还或核销的，除非有特殊情况，否则不允许再次借款；费用报销时，应先归还借款，当年12月31前的借款尚未核销的，如无特殊情况，一律从工资或奖金中扣回。

(六) 借支流程：

 1.借款人按规定填写《借款单》（见附件一），注明借款事由、借款金额(大小写须完全一致，不得涂改)、支票或现金。   

2.审批流程：

第

第三部分 日常费用报销制度及流程

第一条  日常费用主要包括：差旅费、电话费、交通费、办公费、业务招待费、维修费、水电费、低值易耗品及备品备件、资料费等。

第二条  报销的要求  

一、发票的基本要求： ① 发票必须合法、真实、有效，且不得模糊业务内容，需列清明细，否则不予报销。 ② 发票或收款收据内容填写齐全。内容包括：单位名称、日期、项目内容、大写金额、小写金额、开票人、财务专用章（或发票专用章）等。尤其收取定额发票时，一定要有开票日期。③发票不得涂改、挖补、大小写金额必须相符，字迹清楚。发现发票有误，应当退回重开。 ④发票用胶水分类、整齐地粘贴在报销粘贴单上，防止原始凭证在传递过程中丢失。 ⑤ 发票抬头与公司名称应一致，并具有规定印章（公章或财务专用章或发票专用章等）。 ⑥ 财务部门有权拒收不合法不合规的票据，应当扣留虚假票据，并及时通报相关责任人。

  二、报销凭证的填写要求 ：

① 必须按费用报销单要求填写相关内容。  ② 报销事项的内容、用途说明必须清晰准确，并注明费用归属（属于哪个单位或项目，便于分类核算或转账），必要时附清单详细说明，另报销业务招待费（如送红包，购烟，好处费之类）需列明被招待人明细及招待事项，并征得基金会理事长的批准，否则财务部有权不予报销，将自行承担费用。③报销金额大小写必须一致，不得涂改，不得使用铅笔、圆珠笔、红色墨水笔填写。④ 财务在审核时按相关制度规定有权去除不符合要求的票据（如白条、不符合要求的发票等），可以核小报销金额；但审核金额超过原报销金额时，应退回经办人重填或按申报金额报销。

三、报销及审批流程：

第三条  办公用品及低值易耗品报销制度

(1)办公用品、低值易耗品由经办人员填写物资申购单（见附件二）交秘书长签批后报行政部，行政部审批后交财务部审批。

(2)经办人将审批后的物资申购单交单位行政部统一购买。

(3)行政部购买人凭正式发票，印章齐全，经手人验收人签字，并附购买办公用品、低值易耗品清单后报销

第四条 交通费报销制度

单位员工在市内外出办事，应尽量选择乘坐单位车或公交车，原则上不提倡乘坐出租车，如确应工作需要乘坐出租车，要事先请示秘书长，并在报销单上注明，报销时出租车票不得连号。

第五条 差旅费报销制度

差旅费是指基金会聘的工作人员出差所发生的交通费、住宿费、伙食补助费和市内交通费。

出差必须事先填报出差申请（见附件三），按规定报秘书长，秘书长以上的人员报副理事长批准。

（一）交通费

1、基金会按以下标准内支付出差人员乘坐交通工具的费用。交通工具的等级见下表：

出差人员由单位统一购买交通意外保险的，不再重复购买保险。

（二）住宿费

1、住宿费是指基金会聘用的工作人员出差期间入住发生的房租费用。

2、住宿标准如下： 

3、出差人员应当在交通费、住宿费标准限额内，予以报销。

4、如遇以下特殊情况，超过标准，须经其出差领导审批同意后，予以报销。

1）外出参加会议，主办方指定宾馆；

2）陪同捐赠人赴项目地考察，应捐赠者邀请陪同人员必须与捐赠者入住同一宾馆。

（三）其他

1、工作人员外出参加会议、培训，举办单位统一安排食宿的，会议、培训期间的食宿费和市内交通费由会议、培训举办单位按规定统一开支；往返会议、培训地点的差旅费由所在单位按照规定报销。

2、出差过程中因业务需要使用招待费应先征得秘书长或分管副秘书长同意，填写申请单并经相关领导核准，签署意见后财务部方可审核报销。

3、接待客户、洽谈业务所需购买礼品费用，不属差费报销范围，需单独审批报销。

（四）特别事项

1、凡与原出差申请单规定的地点、天数、人数、交通工具不符的差旅费不予报销，因特殊原因或情况变化需改变路线，增加天数、人数、改乘交通工具需经上一级领导签署意见后方可报销。

2、出差人员由接待单位提供食宿的，一律不予报销食宿费。

3、出差人员因安排不当，延误航班、车次所产生的退票费由其个人承担，若是领导指示改变出行计划的由上级领导签字证明，方可报销。

4、其他特别事项需经其出差审批领导特批后报销。

第六条 电话费报销制度

固定电话费：单位为员工提供工作必须的固定电话，并有单位统一支付话费。

第七条 业务招待费报销制度

（一）制定目的

为加强本基金会各部门业务招待费用开支的管理，本着合理开支，节俭的原则，保证基金会对外业务的正常开展，创造良好的环境，现结合本基金会具体情况，制定本制度。

（二）适用范围

1.合作单位考察、指导、调研、参观；

2.本基金会接待的捐赠人、理事、合作伙伴等；

3.受本基金会业务相关部门安排来访的人员。

（三）招待费用的开支范围

主要指本基金会对外接待发生的餐饮费、住宿费、交通费等费用支出。

（四）招待费用列支标准

1.部门单次招待费用标准上限不超过100元/位，合计总额不超过1000元， 并由秘书长审核，最终由理事长审核批准。

2.如有超出标准的特殊招待事项，应事前向理事长申请审核同意后，秘书长方能批准。

（五）陪同人员数量

陪同人员人数根据实际工作需要参与，如有特殊接待情况，应事前向本基金会秘书长申请同意。

（六）招待场所及内容规定

以就近原则接待来访人员。

（七）招待费用的审批权限

1.各部门的招待费用，由秘书长负责审批。

2.报销业务招待费用应使用合法的票据，否则不予报销。

（八）本基金会员工在外出差，出差期间的招待费用应事前预计并完成审批手续，如发生未能预计的招待费用或特殊的招待费用，应在接待之前与具有审批权限的人员进行电话沟通，得到口头同意后方可进行，事后应补办相应的审批手续。

（九）人员的招待费用在报销时，先由其秘书长审核，再由财务部门复审，最后理事长审批。

第四部分  附则

一、数字大小写字样：

小写： 1    2    3   4    5    6   7     8   9    0

      大写： 壹   贰  叁  肆   伍   陆   柒   捌   玖   零

二、当月费用应尽量在当月报销，基金会另有规定的除外。

三、如秘书长、财务或基金会理事长因个人原因无法及时签字，报销人员需通过办公软件钉钉进行审批。

四、本报销制度适用于基金会全体人员并从文发之日起执行，请全体人员共同遵守，如有不懂处可向财务部咨询。

五、本办法于2020年6月28日正式公布并实施

      附件一：借款单

借款单

单位：                                   日期：   年   月  日

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